Het is een vast onderdeel van de bedrijfsvoering van iedere bibliotheek: de begroting. Toch is dit voor veel bibliotheekdirecteuren vaak een worsteling. Een programmabegroting kan hierbij helpen. Maar hoe krijg je een (programma)begroting waar je grip op hebt en waardoor je goed kunt sturen op de financiën?
Mirjam Wijers (directeur bibliotheek Brummen | Voorst) ging hier mee aan de slag en trok daarin ook samen op met de Graafschap bibliotheken. Met hulp en advies van Eric van der Wal van Rijnbrink, die een begrotingstool heeft ontwikkeld, veranderde zij stapsgewijs haar begroting. Ook Anke Bruggeman (directeur bibliotheek Dalfsen) is zeer geïnteresseerd om de begroting op deze manier te verbeteren. Daarom gingen Anke en Mirjam met elkaar in gesprek: om kennis en ervaringen te delen en elkaar zo verder te helpen.
Vooral de wens om beter te kunnen sturen
Anke: “In Dalfsen hebben we al hard gewerkt om veel kosten inzichtelijk te maken. Maar we hebben nog steeds een min of meer statische algemene begroting. Ik wil hem heel graag aanpassen naar de diverse programmalijnen. Daarnaast wil ik beter kunnen sturen. Want dat is met de huidige begroting best lastig. Die omslag maken naar een programmabegroting is knap ingewikkeld, blijkt. Wat is jouw ervaring hiermee Mirjam?”
Mirjam: “Dit is heel herkenbaar, want wij hadden dezelfde wensen en vraagstukken. Ook richting de gemeente geeft een programmabegroting meer inzicht. De begroting zoals die altijd was, werkte prima toen het accent op de uitleen lag. Maar bij de hele omslag naar een maatschappelijk educatieve bibliotheek is ook dit stuk bedrijfsvoering een belangrijk onderdeel om aan te passen.”
Omslag van uitleen naar programmalijnen
Mirjam: “Mijn ervaring is dat je niet tot een programmabegroting komt als je niet ook in de organisatie de nodige aanpassingen doet om budgetten richting de programmalijnen te laten gaan, in plaats van naar de uitleen. Dat is eigenlijk het grootste struikelpunt. Voorheen was een betrekkelijk klein deel van het totale budget gereserveerd voor activiteiten. Met het groeien van de programmering was het nodig dit anders aan te pakken. Nu hebben we het zo ingeregeld dat de budgetten ondergebracht zijn in de programmalijnen, zoals jeugd en onderwijs of basisvaardigheden. Ook de klassieke Bibliotheek valt als apart onderdeel onder een programmalijn.”
Meer inzicht en handvatten
Mirjam: “Daarbij hebben we goed gekeken hoe het proces in de frontoffice zo efficiënt mogelijk ingericht kan worden, zodat je meer budget aan de programmalijnen kunt toewijzen. Het voordeel van op deze manier begroten is dat je goed in beeld kunt brengen wat bijvoorbeeld de kosten zijn die je aan een programma als ‘basisvaardigheden’ kwijt bent. Je kunt ook eenvoudig grafieken en diagrammen maken om het zo visueel te maken.”
Anke: “Dat klinkt erg mooi. In Dalfsen zijn we nog niet zover, maar hebben we al wel een start gemaakt. Ook wat betreft het personeel hebben we bijvoorbeeld een andere balans nu. O.a. door pensioneringen in de afgelopen twee jaar, zijn er meer mensen die vanuit een programma activiteiten doen vergeleken met mensen die de klassieke uitleen vertegenwoordigen. Dus in de interne organisatie zijn er al veranderingen doorgevoerd. De vraag is nu hoe we een verdeelsleutel gaan maken gerelateerd aan de programma’s, zodat de programmacoördinatoren ook meer grip krijgen op hun budget en goed kunnen sturen daarop.”
Strategie vertalen naar de begroting
Mirjam: “Een programmabegroting helpt heel goed om in beeld te krijgen wat een programma nou eigenlijk kost. De programmalijn van Jeugd en Onderwijs bijvoorbeeld, waar de bibliotheek op school een onderdeel van is, schiet al snel in de min. Dat kan dan dus eigenlijk alleen maar draaien als daar vanuit de reguliere subsidie geld naartoe gaat. Dan heb je dus handvatten om ook op de lange termijn te kijken hoe het gaat: wil je daarover in gesprek met scholen of afspraken maken met de gemeente?”
“Tot slot zou ik willen meegeven dat het zeker belangrijk is om bij dit traject ook het bestuur en de medewerkers te betrekken. Het zijn immers complexe vragen over hoe je je eigen strategie vertaalt naar de begroting.”
Anke: “Ja, ik hoor duidelijk in jouw verhaal dat het belangrijk is om eerst intern alles goed helder te hebben. Daarna kunnen we bekijken hoe we het financieel technisch op gaan zetten. Het is fijn dat Eric van der Wal van Rijnbrink ons hierbij kan ondersteunen en adviseren. Mirjam, heel erg bedankt voor deze informatie en dit gesprek. Ik blijf graag in contact met je hierover, want hoe meer kennis ik kan krijgen van mensen die al een stapje verder zijn, hoe meer baat ik erbij heb.”
